La digitalización de la gestión empresarial avanza con rapidez y uno de los cambios más importantes que afectará a autónomos y empresas en los próximos años es la implantación obligatoria de la facturación electrónica.

Este nuevo sistema pretende mejorar la transparencia, reducir la morosidad comercial y facilitar el control fiscal. Sin embargo, muchos profesionales todavía tienen dudas sobre qué es exactamente la factura electrónica y cuándo será obligatoria.

En este artículo explicamos cómo funciona este sistema y cuáles serán los plazos previstos para su implantación.

Qué es la facturación electrónica

La facturación electrónica es la emisión, envío y recepción de facturas en formato digital estructurado, que permite su tratamiento automático por parte de sistemas informáticos.

No debe confundirse con enviar una factura en PDF por correo electrónico. Para que una factura sea considerada electrónica a efectos legales debe cumplir determinados requisitos técnicos.

Una factura electrónica debe:

• Emitirse en formato digital estructurado

• Garantizar autenticidad e integridad

• Permitir su procesamiento automático

• Cumplir con los requisitos de la normativa de facturación

En España, el formato más utilizado es Facturae, aunque el sistema previsto permitirá interoperabilidad entre distintas plataformas.

Qué normativa regula la facturación electrónica

La obligatoriedad de la facturación electrónica en España se introduce a través de la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, conocida como Ley Crea y Crece.

Esta norma tiene como objetivos principales:

• Reducir la morosidad entre empresas

• Mejorar la digitalización empresarial

• Aumentar la transparencia en las operaciones comerciales

La ley establece que las facturas entre empresas y profesionales deberán emitirse en formato electrónico.

Cuándo será obligatoria la facturación electrónica

Aunque la ley ya está aprobada, su aplicación depende de un reglamento de desarrollo técnico, que está pendiente de aprobación definitiva.

Una vez aprobado este reglamento, comenzarán a contar los plazos de adaptación.

Los plazos previstos son los siguientes:

Empresas con facturación superior a 8 millones de euros

Deberán aplicar la facturación electrónica 1 año después de la aprobación del reglamento.

Empresas y autónomos con facturación inferior a 8 millones de euros

Dispondrán de 2 años desde la aprobación del reglamento para adaptarse.

Esto significa que, previsiblemente, la obligación se implantará de forma progresiva durante los próximos años.

A quién afectará esta obligación

La facturación electrónica obligatoria afectará principalmente a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B).

Esto incluye:

• Autónomos que facturen a empresas

• Empresas que facturen a otras empresas

• Profesionales que presten servicios a sociedades

No se aplicará obligatoriamente a las operaciones con consumidores finales (B2C).

Qué ventajas tiene la facturación electrónica

Aunque su implantación supone un cambio en los sistemas de gestión, la facturación electrónica también ofrece numerosas ventajas.

Entre ellas destacan:

Mayor control de facturas

Permite llevar un registro automatizado de las facturas emitidas y recibidas.

Reducción de errores administrativos

Al automatizar los procesos se reducen errores en cálculos, duplicidades o datos incorrectos.

Ahorro de tiempo y costes

Se eliminan procesos manuales como impresión, envío postal o archivo físico.

Mejora en el control de pagos

El sistema permitirá conocer con mayor precisión el estado de las facturas y los plazos de pago.

Qué deben hacer autónomos y empresas para prepararse

Aunque la obligación todavía no está plenamente en vigor, es recomendable comenzar a prepararse.

Algunas medidas útiles son:

• Utilizar programas de facturación digital

• Adaptar los sistemas contables

• Digitalizar la gestión administrativa

• Informarse sobre las plataformas de facturación electrónica

Las empresas que se adapten con antelación podrán evitar problemas cuando la obligación entre en vigor.

Conclusión

La facturación electrónica obligatoria será uno de los cambios más relevantes en la gestión administrativa de empresas y autónomos en España durante los próximos años.

Impulsada por la Ley Crea y Crece, esta medida busca modernizar el sistema de facturación, mejorar la transparencia y reducir la morosidad en las relaciones comerciales.

Aunque todavía quedan por concretar algunos aspectos técnicos, lo recomendable es que autónomos y empresas comiencen a adaptar sus sistemas de facturación digital para estar preparados cuando la normativa entre plenamente en vigor.